Hotelbed leasen: de rekensom die veel hotels overslaan

Op het moment dat je offertes vergelijkt voor twintig nieuwe boxsprings, valt het bedrag meestal hoger uit dan je vooraf had ingeschat. Een kamerrenovatie loopt al snel op tot tienduizenden euro’s, en dat geld moet érgens vandaan komen, vaak uit hetzelfde budget dat ook nodig is voor personeel, marketing of onderhoud elders in het pand. Bij Het Hotelbed kiezen hotels, B&B’s en vakantieparken daarom regelmatig niet voor kopen, maar voor een operationele lease: een vast maandbedrag voor professionele hotelbedden en matrassen, van het eerste adviesgesprek tot de levering van boxsprings en brandvertragend beddengoed. 

De vraag is niet zozeer óf leasen voordeliger is, maar wanneer. Hieronder staat wat een leasecontract voor hotelbedden in de praktijk inhoudt, wat het doet met je cashflow, en in welke gevallen kopen toch de betere keuze blijft.

Wat een leasecontract voor hotelbedden inhoudt

Bij een operationele lease betaal je maandelijks voor het gebruik van boxsprings en matrassen, zonder dat je zelf eigenaar wordt. Het Hotelbed hanteert hiervoor doorgaans een startbedrag vanaf zo’n €2.500 per maand, afhankelijk van het aantal bedden en de gekozen uitvoering, vraag dit bij een offerte altijd na voor je eigen situatie, want het bedrag verschilt per project.

De looptijd van het contract is korter dan de technische levensduur van de bedden zelf. Aan het einde van de looptijd heb je meestal twee opties: je koopt de bedden alsnog, tegen restwaarde, of je verlengt het contract en stapt over op nieuwere modellen. Voor een hotel dat elke paar jaar de kamers wil vernieuwen, past dat tweede scenario vaak beter dan een aankoop die je jarenlang aan hetzelfde model vastzet.

Leasen betekent overigens niet dat je inlevert op kwaliteit. De bedden komen uit dezelfde eigen Duitse fabriek als de bedden die Het Hotelbed verkoopt, en voldoen aan dezelfde keurmerken — waaronder Green Key, ISO 9001, TÜV en Der Blaue Engel. Voor een hotel dat op zoek is naar een Green Key-certificering speelt dat wel mee: de duurzaamheidseisen die bij dat keurmerk horen, gelden voor geleasde bedden net zo goed als voor gekochte.

Wat leasen doet met je cashflow

Het grootste verschil met kopen zit niet in de kwaliteit van het bed, maar in waar het geld naartoe gaat. Bij een aankoop verdwijnt een fors bedrag ineens uit je werkkapitaal. Bij leasen blijft dat kapitaal beschikbaar voor andere uitgaven, een renovatie die zich eerder aandient dan gepland, of gewoon een buffer voor de rustige maanden.

Leasekosten worden bovendien meestal als bedrijfskosten geboekt en zijn dus fiscaal aftrekbaar, in plaats van dat je afschrijft over meerdere jaren. Een banklening voor kamerinrichting vraagt vaak onderpand en een uitgebreide beoordelingsprocedure; bij een operationele lease vervalt dat grotendeels, omdat Het Hotelbed eigenaar blijft van de bedden en jij betaalt voor het gebruik ervan. Voor een startend hotel of een kleinschalige B&B die nog geen grote reserves heeft opgebouwd, maakt dat het verschil tussen wél of niet op korte termijn kunnen investeren in kwaliteit die gasten meteen merken.

Wanneer kopen toch de betere keuze is

Leasen is niet voor elke situatie de slimste optie. Een hotel dat zijn kamers zelden vernieuwt en over voldoende kapitaal beschikt, betaalt op de lange termijn vaak minder wanneer het gewoon koopt — de maandelijkse leasekosten tellen namelijk over jaren op, en die opgetelde som ligt uiteindelijk hoger dan een eenmalige aankoop.

Ook voor wie liever geen langjarige contractuele verplichting aangaat, of voor wie de bedden juist heel lang wil gebruiken zonder ze regelmatig te vervangen, is kopen logischer. Leasen loont vooral wanneer flexibiliteit en cashflow zwaarder wegen dan de laagste totale kostprijs.

Hoe een leasetraject er in de praktijk uitziet

Een leasetraject begint met een offerteaanvraag, gevolgd door een adviesgesprek waarin Het Hotelbed meekijkt naar het aantal kamers, de gewenste sterrenclassificatie en het beschikbare budget. Daaruit volgt een voorstel op maat, van boxspring tot beddengoed.

Vooral startende hotels, B&B’s, vakantieparken, hostels en overheidsinstellingen kiezen voor deze aanpak: ze willen snel over bedden van professionele kwaliteit beschikken zonder eerst een groot bedrag vrij te maken. Het Hotelbed werkt op deze manier onder meer samen met Fletcher Hotels, waar leasing werd ingezet voor de inrichting van de hotelkamers.

Voor een vakantiepark met een sterk seizoensgebonden omzet is dat prettig: de leasekosten lopen het hele jaar door, maar het kapitaal dat je niet in bedden hebt gestoken, kan de rustige maanden overbruggen. Bij overheidsinstellingen, denk aan de inrichting van een asielzoekerscentrum — speelt vaak iets anders mee: een aanbestedingsbudget dat is vastgesteld voor een bepaalde periode, waarbinnen een vast maandbedrag makkelijker te verantwoorden is dan een eenmalige grote uitgave.

Kopen of leasen: hoe je de rekensom zelf maakt

Zet de twee scenario’s eens naast elkaar voordat je een keuze maakt: de totale leasekosten over de gewenste looptijd tegenover de aankoopprijs plus onderhoud en vervanging over dezelfde periode. Wie vooral flexibiliteit en behoud van werkkapitaal zoekt, komt meestal uit bij leasen. Wie op lange termijn dezelfde bedden wil houden en het kapitaal daarvoor heeft, is met een aankoop vaak goedkoper uit. Een offerte op maat laat binnen een paar dagen zien welk scenario voor jouw pand daadwerkelijk voordeliger uitpakt.